Ostavka člana upravnog odbora privatne fondacije: učinak, adresat i uređena primopredaja

Ostavka je dobrovoljna izjava člana da više ne želi obavljati funkciju. Treba je razlikovati od isteka ugovorenog mandata i od razrješenja koje donosi nadležni organ ili sud. Svaki put ima drugačije uslove i mora biti posebno dokumentovan.

Prije davanja izjave treba pročitati važeću izjavu o osnivanju i sve njene djelotvorne izmjene. One mogu urediti imenovanje, trajanje funkcije, zastupanje, dodatne organe i postupak nakon odlaska člana. Obična e-mail poruka ili rečenica u zapisniku ne zamjenjuje automatski pravno relevantnu izjavu.

Rok od četiri sedmice iz § 24 stav 3 PSG odnosi se na ostavku člana nadzornog odbora. Ne smije se bez dodatne provjere prenijeti na člana upravnog odbora privatne fondacije.

U ostavci treba jasno navesti funkciju koja se napušta, navedeni datum učinka i adresata. Izjava treba biti dostavljena privatnoj fondaciji na način koji dokazuje prijem. Konkretan učinak mora se dodatno ocijeniti prema izjavi o osnivanju, posebnim pravilima i sadržaju same izjave.

Privatna fondacija i nadležni sud privrednog registra ne bi smjeli slučajno saznati za odlazak člana. Zato treba odvojeno pripremiti dokaz o prijemu, potrebne prijave i priloge. Upis može ažurirati stanje u registru, ali ne popravlja automatski nejasnu ili nedostavljenu izjavu.

Dok položaj nije razjašnjen, ne smiju se pretpostavljati nova prava potpisivanja ili zastupanja. Odlučujući su § 17 PSG, izjava o osnivanju, aktuelni sastav odbora i pravilo zastupanja. Ako se osporavaju datum ili tekst, fondacija treba sačuvati sve suprotne verzije.

Prema § 17 PSG, upravni odbor upravlja privatnom fondacijom i zastupa je. Pri odlasku člana zato treba uredno predati tekuće ugovore, bankarska i potpisna prava, rokove, sudske postupke, računovodstvo, pregled imovine i pristupne podatke. Primopredaja nije samo administracija; ona je dio pouzdanog upravljanja organom.

Spis treba pokazati koji su dokumenti predati, koje odluke su još otvorene i ko ih smije obrađivati prema preostalom pravilu zastupanja. Bivši član ne smije prešutno nastaviti nastupati za fondaciju. Istovremeno preostali odbor ne smije pretpostaviti ovlaštenje koje ne proizlazi iz sastava organa i akta.

Poseban oprez potreban je kod hitnih plaćanja, procesnih rokova i poslova sa članovima odbora. Prije svake radnje treba provjeriti ovlaštenje za zastupanje, potrebne saglasnosti i sukobe interesa. Dokumentovana primopredaja štiti fondaciju i ako se kasnije osporava tačan datum ostavke.

§ 15 PSG u pravilu zahtijeva najmanje tri člana upravnog odbora privatne fondacije. Ako nakon ostavke nedostaje član koji je obavezan prema zakonu ili izjavi o osnivanju, a predviđeni put imenovanja ne funkcioniše, § 27 PSG može otvoriti put sudskom imenovanju.

Zahtjev ne treba samo tvrditi da je neko podnio ostavku. Treba dokazati sastav odbora prije i poslije odlaska, prijem izjave, izjavu o osnivanju, stanje zastupanja i konkretnu hitnost. Takođe treba provjeriti da li akt daje pravo imenovanja drugom organu ili osobi.

Sudsko imenovanje odvojeno je od ličnog učinka ostavke. Čak i kada je potreban zahtjev sudu, fondacija mora posebno dokumentovati ostavku, primopredaju i zastupanje koje je do zamjene još dopušteno.