Für die erste Einordnung braucht der Stiftungsvorstand eine aktuelle Beteiligungsübersicht. Sie sollte zeigen, welche Gesellschaft direkt oder mittelbar gehalten wird, wer über Kapital und Stimmrechte verfügt und welche Gesellschaft die Funktion der Gruppenträgerin übernehmen soll.
Ergänzend sind Gesellschaftsverträge, Firmenbuchauszüge, Beteiligungsnachweise, Stimmrechtsvereinbarungen und die relevanten Wirtschaftsjahre zusammenzustellen. Bei einer ausländischen Gesellschaft kommen Nachweise zu Rechtsform, Ansässigkeit, Amtshilfe und einer allfälligen österreichischen Zweigniederlassung hinzu.
Die Stiftungserklärung und die Beschlüsse des Stiftungsvorstands sollten erkennen lassen, warum die Beteiligungsstruktur dem Stiftungszweck entspricht. Der steuerliche Gruppenantrag ist davon zu unterscheiden. Er wird von den dafür vorgesehenen Rechtsträgern gestellt und muss die gesetzlichen Angaben und Erklärungen enthalten.
Bei einer Beteiligungsgemeinschaft sind die Quoten jedes Mitbeteiligten und die gemeinsame Kontrolle gesondert festzuhalten. Schon eine kleine Abweichung kann die geplante Konstruktion verändern. Der Beitrag zu klaren Entscheidungswegen im Stiftungsstreit zeigt ergänzend, warum belastbare Beschlüsse und vollständige Unterlagen für die Stiftung wichtig sind.