Stiftungsvorstand auf Zeit: Amtsdauer, Verlängerung und Firmenbuch

Die §§ 14 bis 17 PSG ordnen die Organe der Privatstiftung, die Mindestbesetzung, die Bestellung des ersten Stiftungsvorstands, die Firmenbuchanmeldung sowie Verwaltung und Vertretung. Eine allgemeine Zahl von Jahren für jedes Vorstandsmandat steht in diesen Bestimmungen nicht.

Das konkrete Enddatum ist daher aus der Stiftungserklärung, ihren wirksamen Änderungen und dem Bestellungsakt zu ermitteln. Diese Dokumente können Beginn, Ende, Bedingungen einer Verlängerung oder den Weg einer Neubestellung festlegen. Eine automatische Verlängerung darf ohne Prüfung des konkreten Inhalts nicht angenommen werden.

Ist das Enddatum unklar oder widersprechen sich Urkunden, sollte die Stiftung vor weiteren Organhandlungen eine Versionenprüfung durchführen. Der Firmenbuchauszug zeigt den eingetragenen Stand, entscheidet aber nicht allein über die Auslegung einer unklaren Bestellungsregel.

Für die Prüfung werden die aktuelle Stiftungserklärung, alle relevanten Änderungen, der Bestellungsbeschluss oder Bestellungsvertrag und eine allfällige Annahmeerklärung benötigt. Ergänzend ist der aktuelle Firmenbuchauszug beizulegen. Jede Unterlage sollte einer klaren Fassung und einem Datum zugeordnet werden.

Die Stiftung sollte den vorgesehenen Weg der Verlängerung oder Neubestellung schon vor dem Enddatum dokumentieren. Dazu gehören die zuständige bestellende Person oder Stelle, erforderliche Beschlüsse, die Erklärung des vorgesehenen Mitglieds und die Nachweise für die Firmenbuchanmeldung.

Eine bloße interne Notiz, wonach ein Mitglied „weiter macht“, ersetzt keinen nachvollziehbaren Bestellungs- oder Verlängerungsakt. Fehlt eine erforderliche Erklärung oder ist die Zuständigkeit nicht belegt, bleibt der Organstand offen.

Eine Verlängerung knüpft an die bisherige Organfunktion an. Ob sie möglich ist, wer sie erklären muss und ob eine neue Annahme erforderlich ist, ergibt sich aus der maßgeblichen Stiftungserklärung und dem Bestellungsakt. Die Dokumentation muss das neue Ende oder die neue Laufzeit eindeutig erkennen lassen.

Bei einer Neubestellung wird die Organfunktion durch einen neuen Bestellungsakt einer anderen oder bisher nicht bestellten Person übertragen. Vor der Annahme sind die gesetzlichen Anforderungen an Mindestbesetzung, Aufenthalt und Ausschlussgründe zu prüfen. § 15 PSG enthält dazu die maßgeblichen Grenzen.

Beide Varianten müssen von der tatsächlichen Amtsbeendigung und dem Registerstand getrennt betrachtet werden. Eine vorbereitete Neubestellung beweist noch nicht, dass sie bereits wirksam ist. Umgekehrt darf aus einer noch nicht aktualisierten Eintragung nicht ohne weitere Prüfung auf eine fortbestehende Amtsfunktion geschlossen werden.

Der Stiftungsvorstand muss nach § 15 Abs. 1 PSG aus wenigstens drei Mitgliedern bestehen. Zwei Mitglieder müssen ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Diese Anforderungen sind am vorgesehenen Organstand zu prüfen.

§ 15 Abs. 2, Abs. 3 und Abs. 3a PSG schließen bestimmte Begünstigte, Angehörige und Personen mit bestimmten Interessenbindungen vom Stiftungsvorstand aus. Eine neue Bestellung darf deshalb nicht allein mit Verfügbarkeit oder fachlicher Erfahrung begründet werden.

Vor der Anmeldung sollten die Person, ihre Funktion, die Bestellungsgrundlage, ihre Annahme und die erforderlichen Nachweise eindeutig feststehen. Bei Zweifeln zu einer Ausschlussregel muss die Bestellung vor dem Registerantrag fachlich geklärt werden.

Der Stiftungsvorstand verwaltet und vertritt die Privatstiftung nach § 17 Abs. 1 PSG. Für den Übergang sollten daher offene Beschlüsse, Verträge, Zahlungsfreigaben, Gerichts- und Behördenangelegenheiten, Vermögensunterlagen und Zugänge in einer Übergabeliste erfasst werden.

§ 16 PSG regelt die Zeichnung, § 17 Abs. 3 PSG die gemeinsame Vertretung, soweit die Stiftungserklärung nichts anderes bestimmt. Die Stiftung muss deshalb gesondert festhalten, welche Zeichnungs- und Zugriffsrechte bis zum Ende und ab der neuen Bestellung bestehen. Eine neue Vollmacht darf eine fehlende Organbestellung nicht verdecken.

Die Übergabe sollte das Enddatum, die übergebenen Unterlagen, offene Fristen und die verantwortliche Person nennen. Bei einem Wechsel empfiehlt sich außerdem ein Abgleich mit dem Beitrag Sorgfaltspflichten des Stiftungsvorstands. Die laufende Jahresabschlussakte wird im Beitrag Jahresabschluss der Privatstiftung gesondert erklärt.

Nach § 15 Abs. 5 PSG sind die jeweiligen Mitglieder des Stiftungsvorstands und ihre Vertretungsbefugnis sowie das Erlöschen oder eine Änderung der Vertretungsbefugnis ohne Verzug zur Eintragung in das Firmenbuch anzumelden. Der Registerstand muss daher nach dem Organwechsel zeitnah mit der tatsächlichen Beschluss- und Bestellungsdokumentation abgeglichen werden.

Der Anmeldung ist der Nachweis der Bestellung oder der Änderung in öffentlich beglaubigter Form beizufügen. Die Mitglieder haben zugleich ihre öffentlich beglaubigte Musterzeichnung vorzulegen. Welche konkrete Einreichungsform und welche zusätzlichen Unterlagen erforderlich sind, ist am zuständigen Firmenbuchgericht zu prüfen.

Die Firmenbuchanmeldung ist ein eigener Umsetzungsschritt. Sie ersetzt weder die Prüfung des Enddatums noch die wirksame Verlängerung oder Neubestellung. Der Beitrag Privatstiftung im Firmenbuch behandelt die Registerangaben ausführlicher.

Wenn nach dem Ende einer Amtsfunktion ein nach Gesetz oder Stiftungserklärung vorgeschriebenes Mitglied fehlt, ist die Situation von einer bloß verspäteten Registeraktualisierung zu unterscheiden. § 27 Abs. 1 PSG sieht für fehlende Mitglieder eine gerichtliche Bestellung auf Antrag oder von Amts wegen vor.

Ob tatsächlich eine Organlücke besteht, hängt vom wirksamen Ausscheiden, der Mindestbesetzung, der Stiftungserklärung und dem verbleibenden Organstand ab. Der Beitrag gerichtliche Bestellung eines fehlenden Vorstandsmitglieds behandelt diesen Sonderfall.

Bis zur Klärung dürfen Vertretungs- und Beschlussbefugnisse nicht bloß aus der bisherigen Praxis abgeleitet werden. Die Stiftung sollte Enddatum, Urkunden, Übergabe, Registerstand und dringende Angelegenheiten geschlossen dokumentieren.