Begünstigtenbeirat bestellt den Stiftungsvorstand: Einflussgrenze und Unvereinbarkeit

Nach § 14 Abs. 2 PSG können die Stifter weitere Organe zur Wahrung des Stiftungszwecks vorsehen. Daraus folgt kein gesetzlicher Standard für einen Beirat. Die Stiftungserklärung muss vielmehr erkennen lassen, ob der Beirat nur informiert und berät oder ob er auch bei der Bestellung eines Vorstandsmitglieds mitwirkt.

Die Bestellungsregel sollte den zuständigen Personenkreis, das Verfahren, die erforderliche Mehrheit, die Annahme des Amts und die Folgen einer freien Stelle bestimmen. Ein allgemeiner Satz über die Wahrung des Stiftungszwecks ersetzt keine konkrete Zuständigkeitsordnung.

Davon ist die Bestellung des ersten Stiftungsvorstands zu unterscheiden. § 15 Abs. 4 PSG weist sie dem Stifter oder dem Stiftungskurator zu. Ob ein Beirat später ein Mitglied bestellt, hängt daher von der Stiftungserklärung und dem jeweiligen Bestellungsakt ab.

§ 14 Abs. 3 und 4 PSG regelt ausdrücklich Entscheidungen eines weiteren Organs über die Abberufung des Stiftungsvorstands oder eines seiner Mitglieder. Für solche Entscheidungen verlangt Abs. 3 grundsätzlich drei Viertel der abgegebenen Stimmen, bei weniger als vier Mitgliedern Stimmeneinhelligkeit. Abs. 4 begrenzt bei bestimmten Abberufungen den gemeinsamen Stimmeneinfluss von Begünstigten, Angehörigen und beauftragten Interessenvertretern.

Diese Bestimmungen dürfen nicht in eine pauschale Regel umgedeutet werden, wonach Begünstigte bei jeder Bestellung höchstens die Hälfte der Stimmen haben dürfen. Die Bestellung und die Abberufung sind getrennt zu prüfen. Eine fehlende ausdrückliche Halbierungsregel für die Bestellung bedeutet aber keine freie Macht des Beirats, die Eigenverantwortung des Stiftungsvorstands auszuhöhlen.

Je stärker die Befugnisse des Beirats reichen, desto genauer müssen Zweck, Funktion, Auswahlentscheidung und die tatsächliche Einflussstruktur dokumentiert werden. Eine Bestellung, die nur den Austausch eines unabhängigen Leitungsorgans gegen ein von Begünstigten gesteuertes Organ bezweckt, birgt ein erhebliches Unwirksamkeits- und Haftungsrisiko.

§ 15 Abs. 1 PSG verlangt wenigstens drei Mitglieder im Stiftungsvorstand. Zwei Mitglieder müssen ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Das ist am künftigen Gesamtstand und nicht nur für die ausgewählte Person zu prüfen.

Nach § 15 Abs. 2 PSG können Begünstigte, deren Ehegatten und Lebensgefährten sowie bestimmte Verwandte und juristische Personen nicht Mitglieder des Stiftungsvorstands sein. § 15 Abs. 3 und 3a PSG erfassen weitere Konstellationen bei begünstigten juristischen Personen und bei Personen, die Interessen von Begünstigten oder deren Angehörigen wahrnehmen.

Ein Begünstigtenbeirat darf daher keine Person bestellen, die wegen § 15 PSG ausgeschlossen ist. Die fachliche Eignung oder das Vertrauen der Familie ersetzt die gesetzliche Unvereinbarkeitsprüfung nicht. Die Prüfung sollte vor dem Beschluss schriftlich festgehalten werden.

Ein Gremium wird nicht allein durch seine Bezeichnung zum Aufsichtsrat. Erhält der Beirat jedoch umfassende Informations-, Einsichts- und Überwachungsrechte sowie laufende Kontroll- oder Zustimmungsbefugnisse, muss seine tatsächliche Funktion mitgeprüft werden.

§ 23 Abs. 2 PSG enthält für den Aufsichtsrat Unvereinbarkeiten und begrenzt den Einfluss von Begünstigten. § 25 PSG beschreibt den Kern der Aufsicht über Geschäftsführung und Gebarung. Diese Vorschriften dürfen nicht ohne Funktionsvergleich automatisch auf jeden Beirat übertragen werden. Sie zeigen aber, welche Kontrollintensität rechtlich besonders sensibel ist.

Für die Bestellung ist deshalb zu dokumentieren, ob der Beirat nur eine einzelne Auswahlentscheidung trifft oder ob er das Leitungsorgan dauerhaft steuert. Bei einer aufsichtsratsähnlichen Struktur müssen die Unvereinbarkeiten und die Stellung der begünstigten Mitglieder gesondert fachlich beurteilt werden.

Die Akte sollte die maßgebliche Stiftungserklärung samt Änderungen, die Einberufung, die Zusammensetzung und Stimmberechtigung des Beirats, die Kandidatenprüfung, den Beschluss und die Annahme des Amts enthalten. Aus dem Protokoll muss hervorgehen, weshalb die Bestellung der Funktion des Stiftungsvorstands und dem Stiftungszweck entspricht.

Bei einem von Begünstigten dominierten Beirat gehören auch wirtschaftliche und persönliche Verbindungen der Abstimmenden in die Prüfung. Stimmenthaltungen, Befangenheit und die Berechnung der Mehrheit müssen nachvollziehbar sein. Ein bloßer Hinweis auf das Familieninteresse reicht nicht.

Nach § 15 Abs. 5 PSG sind die Mitglieder des Stiftungsvorstands und ihre Vertretungsbefugnis sowie deren Erlöschen oder Änderung ohne Verzug zum Firmenbuch anzumelden. Der Nachweis der Bestellung ist öffentlich beglaubigt beizufügen; zugleich ist die öffentlich beglaubigte Musterzeichnung vorzulegen.