Rücktritt des Stiftungsvorstands: Wirksamkeit, Adressat und geordnete Übergabe

Ein Rücktritt ist die freiwillige Erklärung des Organmitglieds, sein Amt nicht weiter ausüben zu wollen. Davon zu unterscheiden sind der Ablauf einer vereinbarten Funktionsdauer und die Abberufung durch das zuständige Organ oder das Gericht. Diese Wege haben unterschiedliche Voraussetzungen und dürfen in der Dokumentation nicht vermischt werden.

Vor der Erklärung sollte deshalb die aktuelle Stiftungserklärung mit allen wirksamen Änderungen gelesen werden. Sie kann Regelungen über Bestellung, Funktionsdauer, Vertretung, weitere Organe und das Verfahren nach dem Ausscheiden enthalten. Ein bloßer E-Mail-Hinweis oder ein Protokollsatz ersetzt nicht automatisch die rechtlich erforderliche Erklärung.

Die Vierwochenfrist des § 24 Abs. 3 PSG betrifft den Rücktritt eines Aufsichtsratsmitglieds. Sie darf nicht ohne weitere Prüfung als allgemeine Rücktrittsfrist für ein Mitglied des Stiftungsvorstands übernommen werden.

Die Rücktrittserklärung sollte eindeutig bezeichnen, welches Amt zurückgelegt wird, ab welchem Zeitpunkt dies erklärt wird und an wen die Erklärung gerichtet ist. Sie sollte der Privatstiftung nachweisbar zugehen. Für die konkrete Wirksamkeit sind zusätzlich die Stiftungserklärung, allfällige Sonderregeln und der Inhalt der Erklärung auszulegen.

Die Privatstiftung und das zuständige Firmenbuchgericht sollten nicht erst durch Zufall vom Ausscheiden erfahren. Neben dem Nachweis des Zugangs sind daher die erforderlichen Anmeldungen und Beilagen gesondert vorzubereiten. Eine Firmenbucheintragung kann den Registerstand aktualisieren, sie macht eine unklare oder nicht zugegangene Erklärung aber nicht automatisch wirksam.

Bis zur Klärung sollten keine neuen Zeichnungs- oder Vertretungsbefugnisse angenommen werden. Maßgeblich bleiben § 17 PSG, die Stiftungserklärung, der aktuelle Organstand und die konkrete Vertretungsregel. Bei einem Streit über Zeitpunkt oder Inhalt muss die Stiftung die gegensätzlichen Fassungen vollständig sichern.

Der Stiftungsvorstand verwaltet und vertritt die Privatstiftung nach § 17 PSG. Beim Ausscheiden müssen deshalb laufende Verträge, Bank- und Zeichnungsrechte, Fristen, Gerichtsverfahren, Rechnungswesen, Vermögensübersicht und Zugangsdaten kontrolliert übergeben werden. Die Übergabe ist keine bloße Formalität, sondern Teil einer nachvollziehbaren Organorganisation.

Die Akte sollte festhalten, welche Unterlagen übergeben wurden, welche offenen Entscheidungen bestehen und wer sie nach der verbleibenden Vertretungsregel bearbeitet. Ein ausgeschiedenes Mitglied darf nicht stillschweigend weiter für die Stiftung auftreten; umgekehrt darf der verbleibende Vorstand keine neue Zuständigkeit annehmen, die aus dem Organstand nicht folgt.

Besondere Vorsicht ist bei dringenden Zahlungen, Prozessfristen und Geschäften mit Organmitgliedern erforderlich. Vor jeder Handlung müssen Vertretungsmacht, allfällige Zustimmungsvorbehalte und die Interessenlage geprüft werden. Eine geordnete Übergabe schützt die Stiftung auch dann, wenn später über den genauen Rücktrittszeitpunkt gestritten wird.

Nach § 15 PSG ist der Stiftungsvorstand grundsätzlich mit mindestens drei Mitgliedern zu besetzen. Fehlt nach dem Rücktritt ein gesetzlich oder durch die Stiftungserklärung erforderliches Mitglied und greift der vorgesehene Bestellungsweg nicht, kann § 27 PSG den gerichtlichen Weg eröffnen.

Ein Antrag sollte nicht nur den Rücktritt behaupten. Er sollte den Organstand vor und nach dem Ausscheiden, den Zugang der Erklärung, die Stiftungserklärung, die Vertretungslage und die konkrete Dringlichkeit belegen. Ebenso ist zu prüfen, ob die Stiftungserklärung ein weiteres Organ oder eine andere Stelle zur Bestellung beruft.

Die gerichtliche Ergänzung ist von der persönlichen Wirksamkeit des Rücktritts zu unterscheiden. Selbst wenn ein gerichtlicher Antrag erforderlich wird, muss die Stiftung den Rücktritt, die Übergabe und die bis dahin zulässige Vertretung getrennt dokumentieren.