Bestelltes Stiftungsvorstandsmitglied lehnt das Amt ab: Ersatzbestellung und Handlungsfähigkeit

Die Bestellung einer Person und die Übernahme des Amts sind zwei Fragen. Aus dem Bestellungsakt allein lässt sich bei einer ausdrücklichen Ablehnung nicht sicher ableiten, dass die Person das Amt ausüben will. Maßgeblich sind der genaue Wortlaut der Erklärung, ihr Zugang beim richtigen Empfänger, der zeitliche Ablauf und die Regeln der Stiftungserklärung.

Die allgemeinen Regeln des ABGB über rechtsgeschäftliche Erklärungen und den Vertragsabschluss, insbesondere §§ 861 ff ABGB, helfen bei der Einordnung von Erklärung, Zugang und Auslegung. Sie ersetzen die Sonderregeln des Privatstiftungsgesetzes nicht. Ob eine Annahme ausdrücklich, schlüssig oder überhaupt wirksam erklärt wurde, darf deshalb nicht aus einer bloßen Firmenbucheintragung abgeleitet werden.

Für die Praxis sollte die Ablehnung mit Datum, Absender, Empfänger und Inhalt gesichert werden. Eine bloße telefonische Mitteilung lässt häufig offen, ob die Person endgültig ablehnt, nur eine Frist zur Prüfung benötigt oder Bedingungen für die Amtsübernahme nennt.

§ 27 Abs 1 PSG knüpft an das Fehlen eines nach Gesetz oder Stiftungserklärung vorgeschriebenen Mitglieds eines Stiftungsorgans an. Fehlt nach einer wirksamen Ablehnung ein erforderliches Vorstandsmitglied, kann das Gericht dieses Mitglied auf Antrag oder von Amts wegen bestellen. Der Antrag sollte den Ausfall und die konkrete Besetzungslücke nachvollziehbar belegen.

Die Prüfung beginnt mit § 15 PSG. Der Stiftungsvorstand muss aus wenigstens drei Mitgliedern bestehen; zwei Mitglieder müssen ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem EU-Mitgliedstaat oder einem Vertragsstaat des EWR-Abkommens haben. Zusätzlich gelten die gesetzlichen Ausschlüsse für Begünstigte, bestimmte Angehörige, juristische Personen und weitere in § 15 PSG genannte Konstellationen.

Die Ersatzbestellung darf daher nicht allein auf die Verfügbarkeit einer Wunschperson gestützt werden. Vorzulegen sind die Stiftungserklärung, allfällige Zusatzurkunden, der aktuelle Firmenbuchstand, der Bestellungsakt, die Ablehnung und die Informationen zu den gesetzlichen Voraussetzungen der vorgeschlagenen Person.

§ 17 Abs 1 PSG weist dem Stiftungsvorstand die Verwaltung und Vertretung der Privatstiftung sowie die Sorge für die Erfüllung des Stiftungszwecks zu. Für die Zeichnung gilt nach § 17 Abs 3 PSG grundsätzlich die gemeinschaftliche Vertretung sämtlicher Mitglieder, sofern die Stiftungserklärung keine andere Regel enthält. Die konkrete Vertretungsbefugnis muss daher für jede dringende Maßnahme gesondert geprüft werden.

Ein fehlendes Mitglied macht nicht automatisch jede Handlung der verbleibenden Mitglieder unwirksam. Ebenso wenig darf aus einer allgemeinen Dringlichkeit eine neue Vertretungsmacht abgeleitet werden. Entscheidend sind die Stiftungserklärung, die eingetragene Vertretungsregel, die Zahl der verbleibenden Mitglieder und die konkrete Erklärung oder Zeichnung.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Zahlungen, Fristwahrung, laufende Vertragsverhandlungen, Bankvollmachten und digitale Zugänge. Die Stiftung sollte eine kurze Liste der unaufschiebbaren Vorgänge erstellen und bei jedem Punkt die handelnde Person, die Vertretungsgrundlage und die erforderliche Dokumentation festhalten.

Ein tragfähiger Antrag beschreibt den konkreten Sachverhalt in zeitlicher Reihenfolge. Er nennt den bisherigen Vorstand, den Bestellungsakt, die Ablehnung und den Zeitpunkt, ab dem die Besetzungslücke besteht. Der bloße Hinweis, ein Mitglied sei „nicht verfügbar“, reicht für die Einordnung regelmäßig nicht.

Zur Akte gehören die aktuelle Stiftungserklärung und Zusatzurkunden, der Firmenbuchauszug, Bestellungsbeschlüsse, die vollständige Ablehnung samt Zugangsnachweis und eine Übersicht der laufenden Maßnahmen. Für die vorgeschlagene Ersatzperson sind jene Angaben beizulegen, die ihre persönliche Eignung und das Fehlen gesetzlicher Ausschlüsse nachvollziehbar machen.

Die Dringlichkeit sollte anhand konkreter Folgen erklärt werden. Dazu zählen etwa ein bevorstehender Fristablauf, eine notwendige Vertragserklärung oder eine blockierte Verwaltung. Die Begründung bleibt auf überprüfbare Tatsachen beschränkt und trennt die gerichtliche Bestellung von allfälligen Haftungs- oder Schadenersatzfragen.

Nach einer gerichtlichen Bestellung ist zuerst zu klären, ob die bestellte Person das Amt annimmt und ab wann sie ihre Funktion ausübt. Die Erklärung wird mit Datum und Zugang gesichert. Bei einer neuerlichen Ablehnung beginnt die Prüfung des § 27 Abs 1 PSG erneut, soweit dadurch wieder ein vorgeschriebenes Mitglied fehlt.

Die Eintragung im Firmenbuch ist ohne Verzug anzumelden. § 15 Abs 5 PSG verlangt den Nachweis der Bestellung oder Änderung in öffentlich beglaubigter Form sowie die öffentlich beglaubigte Musterzeichnung. Die Registermeldung ersetzt die interne Übergabe nicht. Beschlüsse, Vollmachten, Kontaktdaten, Bankunterlagen und digitale Zugänge müssen nachvollziehbar übergeben werden.

Für die Übergabe sollte die Stiftung außerdem offene Beschlüsse, Fristen, Verträge, Prüfberichte und mögliche Interessenkonflikte erfassen. Die Einordnung von Rücktritt und Übergabe zeigt, welche Fragen bei einem Wechsel des Vorstands regelmäßig getrennt zu prüfen sind. Eine spätere Änderung der Stifterrechte nach einem Todesfall folgt wiederum eigenen Regeln, die im Beitrag zu Stiftertod, Organen und Änderungen dargestellt werden.